EKÜ (Elektronik Kayıt Ünitesi) Neden Dolar?
Yeni nesil ödeme kaydedici cihazlarda (ÖKC) basılan her mali fişin, Z raporunun ve işlem hareketinin ikinci bir kopyası Elektronik Kayıt Ünitesi (EKÜ) donanımına dijital ve şifreli olarak kaydedilir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) mevzuatına göre standart bir EKÜ modülü ortalama 1.200.000 satır veya belirli bir fiş kotasına sahiptir. Bu kapasite sınırına ulaşıldığında POS cihazının ekranında “EKÜ Doldu”, “EKÜ Sonu Yaklaştı” veya “Hafıza Dolu Satış Yapılamaz” uyarıları belirir ve cihaz satış işlemlerini güvenlik amacıyla otomatik olarak kilitler.
EKÜ uyarısı çıktığında şu noktalar bilinmelidir:
-
EKÜ doluluğu bir yazılım veya donanım arızası değil, tüketilebilir yasal bir donanım ömrü bitimidir.
-
Cihaz formatlanarak veya sıfırlanarak EKÜ hafızası boşaltılamaz; yeni bir mali onaylı modül takılması zorunludur.
-
Kapasite dolduğunda Z raporu alınamaz veya fiş kesilemez hale gelir, bu durum işletmenin satış operasyonunu doğrudan durdurur.
EKÜ Değişim Sürecinde İzlenmesi Gereken Adımlar
1. Kapanış Z Raporu ve Mali Raporların Alınması
Cihaz tamamen kilitlenmeden önce veya servis müdahalesi anında:
-
Mevcut günün mali verilerini tamamlamak için bir adet Gün Sonu Z Raporu alınır.
-
Cihaz menüsünden Mali Hafıza Raporları > EKÜ Dönem Raporu çıkartılarak eski ünitenin son satır numarası belgelenir.
2. Yetkili Teknik Servis Müdahalesi ve Güvenlik Mührü
-
Yazar kasa POS cihazının dış kasasında yer alan darphane güvenlik mührü yalnızca yetkili servis teknisyeni tarafından sökülebilir. Mührü yetkisiz açmak cezai sorumluluk doğurur.
-
Eski EKÜ modülü cihaz yuvasından çıkarılır ve yerine üretici onaylı yeni seri numaralı EKÜ takılır.
-
Cihaz kasası kapatılarak yeni güvenlik mührüyle mühürlenir.
3. TSM Aktivasyonu ve Mali Başlatma
-
Yeni EKÜ takıldıktan sonra cihaz servis moduna alınır.
-
Menüden TSM Bağlantı Testi çalıştırılarak Gelir İdaresi Başkanlığı sunucularına yeni EKÜ seri numarası aktarılır.
-
TSM onayı alındıktan sonra cihaz “Mali Başlatma” işlemine tabi tutulur ve ilk test fişi basılarak aktif edilir.
4. Yasal Tutanak ve Saklama Zorunluluğu
-
Teknik servis tarafından iki nüsha “ÖKC Servis Müdahale Tutanağı” düzenlenir; bir nüshası vergi dairesine bildirim veya muhasebe kayıtları için işletmeye teslim edilir.
-
Çıkarılan eski EKÜ modülü kesinlikle imha edilemez. Vergi Usul Kanunu uyarınca işletme sahibi tarafından 5 yıl boyunca denetimlere karşı saklanmak zorundadır.
Kesintisiz Hizmet İçin Yerinde EKÜ Değişimi
Kasa kilitlendiğinde iş kaybı yaşamamak adına “EKÜ Azaldı” uyarısı görüldüğü andan itibaren yetkili servis planlaması yapılmalıdır. Inpos, Hugin ve diğer tüm yeni nesil modellerde yerinde hızlı EKÜ değişimi, GİB bildirim tutanağı düzenleme ve orijinal modül tedariği için BaykalSoft teknik servis merkezimizle iletişime geçebilirsiniz.